1. Introduction
Ostara est une marque de nke Instrumentation. Ce dernier s’engage à respecter la confidentialité et la sécurité des données personnelles de ses clients, partenaires, distributeurs et employés. Dans le cadre de notre modèle commercial, nous collectons et traitons des données personnelles à travers notre réseau de distributeurs en France et à l’étranger, ainsi que dans le cadre de la fabrication et de la vente de nos produits. La politique qui suit décrit comment nous collectons, utilisons et protégeons ces données conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est le responsable des ressources humaines de nke Instrumentation, dont le siège social est situé au 6 rue Gutenberg – 56700 Hennebont. Vous pouvez contacter notre Responsable de la Protection des Données (DPO) à l’adresse suivante : rgpd[@]nke.fr (en retirant les crochets).
3. Types de données collectées
En sus des mesures de sécurité applicables en générale dans l’entreprise, il y a des mesures spécifiques pour certaines données. Nous collectons les données suivantes dans le cadre de nos activités :
| Nom du traitement | Finalité | Catégorie de données | Base légale | Durée conservation | Responsable | Mesures de sécurité |
| Service commercial | Données d’identification, gestion commerciale | Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, adresse postale des distributeurs et de leurs contacts. | Exécution contrat | Durée contrat +10 ans | Responsable opérations Marine et Instrumentation | Accès limité (user management) |
| Service comptabilité | Données de transaction et commerciale | Historique des ventes, données relatives aux commandes, informations de facturation et de paiement | Obligation légale | Durée contrat +10 ans ; selon obligations légales | Responsable financier (avec cabinet comptable) | Accès limité (user management) |
| Service RH | Données relatives aux employés | Nom, adresse, informations de rémunération, données de suivi de performance | Exécution Contrat de travail | Durant présence dans l’entreprise et jusqu’à 5 ans après départ de l’entreprise | Responsable RH | Accès limité (user management) |
| Service achats | Données relatives aux partenaires et fournisseurs | Informations sur les sous-traitants impliqués dans la fabrication des produits | Obligations légales | Selon obligations légales | Responsable Achats | Accès limité (user management) |
| Service commercial | Données de localisation | Dans le cadre des relations avec nos distributeurs à l’étranger, nous pouvons collecter des informations de localisation géographique | Exécution contrat | Durée contrat +10 ans ; selon obligations légales | Responsable opérations Marine et Instrumentation | Accès limité (user management) |
| E-marketing | Newsletters | Activités développement commercial, mailing lists | Consentement (pouvant se désabonner) | Durée le temps du consentement | Service communication | Accès limité (user management) |
| Site Internet | Données de navigation | Cookies, adresse IP | Acceptation préalable des cookies avant utilisation du site | Selon les recommandations de la CNIL : 13 mois | Service communication | Accès limité (user management) |
| Site Internet (formulaire contact) | Données d’identification | Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone | Exécution contrat | Durée contrat +10 ans | Responsable opérations Marine et Instrumentation | Accès limité (user management) |
Précisions sur les données collectées sur les sites du groupe
Les informations recueillies sur tous les sites de Ostara (www.ostara.fr et www.nke-ostara.com ) bénéficient de la protection de la loi « Informatique et Libertés » n° 78-17 du 06 janvier 1978. Elles bénéficient d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition à communication et de suppression sur simple demande à nke Instrumentation, Zone Industrielle de Kerandré, 6 Rue Gutenberg 56700 HENNEBONT – FRANCE, ou par e-mail à rgpd[@]nke.fr (en retirant les crochets). Les données personnelles recueillies via le formulaire de contact sont limitées au strict nécessaire (minimisation des données) et traitées en interne.
4. Base légale du traitement
Nous traitons vos données personnelles sur la base des fondements légaux suivants :
- Consentement : Lorsque vous avez donné votre consentement explicite pour certaines actions (par exemple, l’inscription à une newsletter ou un programme spécifique).
- Exécution d’un contrat : Pour l’exécution des contrats conclus avec nos distributeurs, fournisseurs et employés (par exemple, gestion des commandes et livraisons).
- Obligations légales : Lorsque nous avons des obligations légales de conserver certaines données (par exemple, la gestion de la comptabilité, respect des lois fiscales).
- Intérêt légitime : Nous avons un intérêt légitime à traiter certaines données dans le cadre de la gestion des relations avec nos distributeurs, partenaires commerciaux et pour l’amélioration de nos services.
5. Finalités du traitement
Les données que nous collectons sont utilisées pour les finalités suivantes :
- La gestion des relations avec nos distributeurs (en France et à l’étranger), y compris la gestion des commandes et la facturation.
- La fabrication et le suivi de la production de nos produits via notre réseau de sous-traitants.
- L’envoi de communications marketing et commerciales (si vous y avez consenti), telles que des informations sur de nouveaux produits ou des offres exclusives.
- La gestion de la conformité légale et fiscale (y compris la comptabilité, les audits).
- La gestion des relations avec les employés (par exemple, suivi des performances, gestion des rémunérations)
6. Destinataires des données
nke Instrumentation ne vend pas, ni ne loue la liste de ses contacts à des tiers. Nous partageons vos données personnelles avec les parties suivantes, dans le cadre de nos activités :
- Distributeurs et partenaires commerciaux : Pour assurer la gestion des ventes, de la distribution et du support après-vente. Ces parties sont tenues de respecter la confidentialité des données conformément au RGPD.
- Sous-traitants : Nos sous-traitants, tels que les fabricants de produits, prestataires logistiques, prestataires de services de paiement, etc., peuvent être amenés à traiter des données personnelles dans le cadre de leur mission. Ils agissent uniquement sur instruction de nke Instrumentation et sont contractuellement tenus de respecter le RGPD.
- Autorités compétentes : Nous transmettrons vos données personnelles aux autorités publiques, si la loi l’exige (par exemple, dans le cadre d’audits ou de contrôles fiscaux).
7. Durée de conservation des données
Nous conservons vos données personnelles pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. La durée de conservation peut être prolongée en fonction de nos obligations légales (par exemple, les obligations fiscales). En règle générale, les données relatives aux transactions commerciales sont conservées pendant 10 années et les données des employés pendant 5 années après la fin de leur contrat.
8. Vos droits
Conformément au RGPD, en application du règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016, et abrogeant la directive 95/46/CE, ainsi que de la Loi Informatique et Liberté (Loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée), vous pouvez vous prévaloir des droits suivants concernant vos données personnelles :
- Droit d’accès : Vous avez le droit de demander l’accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet (article 15 du RGPD).
- Droit de rectification : Vous pouvez demander que vos données soient corrigées si elles sont inexactes ou incomplètes (article 16 du RGPD).
- Droit à l’effacement : Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles dans certaines circonstances (par exemple, si elles ne sont plus nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées) – Article 17 du RGPD.
- Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certaines situations (article 18 du RGPD).
- Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer à certains traitements de données, y compris à la prospection commerciale (article 21 du RGPD).
- Droit à la portabilité des données : Vous pouvez demander la portabilité de vos données personnelles dans un format structuré (article 20 du RGPD).
Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : rgpd[@]nke.fr.
nke Instrumentation ne divulguera des informations sans préavis que si la législation, dispositions juridiques ou aux procédures judiciaires l’y oblige ou en situation d’urgence afin de protéger la sécurité de nke Instrumentation ou de tiers (Grand Public).
9. Sécurité des données
nke Instrumentation met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles contre toute perte, divulgation, altération ou accès non autorisé. Cela inclut l’utilisation de systèmes de cryptage, de pare-feu et de contrôles d’accès stricts.
nke Instrumentation gère l’accès aux données via des groupes de sécurité, en interne et sur nos services proposés à nos clients. Les comptes utilisés pour l’accès à nos données sont créés avec une politique de mot de passe forte.
Une charte informatique a été rédigée pour l’utilisation de l’informatique en interne.
Notre pare-feu et notre antivirus analysent nos flux internet et interne en cloisonnant nos réseaux. Une installation des dernières mises à jour est en vigueur sur l’ensemble de notre parc informatique. Nous déployons des certificats sur nos sites internet.
nke Instrumentation met en place des sauvegardes de nos infrastructures.
Les interventions informatiques externes doivent passer par un bastion d’administration.
10. Sous-traitants et transferts internationaux
Dans le cadre de nos activités, certains de nos partenaires et sous-traitants peuvent être situés en dehors de l’Union Européenne. Dans ce cas, nous mettons en place des mesures appropriées pour garantir que vos données personnelles bénéficient d’un niveau de protection adéquat (par exemple, par le biais de clauses contractuelles types).
11. Politique spécifique aux cookies
La présente politique en matière de cookies explique ce que sont les cookies, les informations que nous recueillons à l’aide des cookies, et comment vous pouvez contrôler vos préférences relatives aux cookies.
Que sont les cookies ?
Les cookies sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil qui servent à mémoriser des informations basiques relatives à votre navigation sur internet. Chaque cookie est envoyé par le serveur et stocké sur votre poste pour la durée de votre session, ou au-delà, pour vous reconnaître lors d’une prochaine session. Pour en savoir plus sur les cookies, vous pouvez consulter https://www.cnil.fr/fr/definition/cookie.
Quels types de cookies utilisons-nous et pourquoi ?
Ce site utilise des cookies internes indispensables au fonctionnement du serveur web, ou destinés à optimiser votre expérience de navigation, et fait appel à des services tiers déposant également des cookies. La liste ci-dessous identifie les cookies utilisés sur ce site, par catégories :
Comment contrôler les préférences en matière de cookies ?
A l’arrivée sur ce site, un popup vous invite à personnaliser ou accepter les cookies. Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies en cliquant sur le bouton « Personnaliser » et en activant ou désactivant les catégories de cookies selon vos préférences.
Pour modifier vos préférences plus tard au cours de votre navigation, vous pouvez à tout moment cliquer sur le bouton rouge et blanc « Paramètres des cookies » en bas à gauche du pied de chaque page, le popup d’avis de consentement s’affichera à nouveau, vous permettant de modifier vos préférences ou de retirer votre consentement.
Votre consentement s’applique aux domaines suivants : ostara.fr et nke-ostara.com.
En outre, les différents navigateurs proposent différentes méthodes pour bloquer et supprimer les cookies utilisés par les sites web. Modifiez les paramètres de votre navigateur selon vos préférences. Pour en savoir plus, consultez les sites (non exhaustif) :
12. Mise à jour de la politique de confidentialité
Cette politique peut être mise à jour en fonction des évolutions légales ou des pratiques commerciales.
L’utilisateur est invité à prendre connaissance de cette Politique accessible sur les différents sites internet de nke Instrumentation chaque fois qu’il utilise nos services, sans qu’il soit nécessaire de l’en prévenir formellement.
13. Contact
Pour toute question concernant cette politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :
Responsable de la Protection des Données (DPO)
nke Group ; 6 rue Gutenberg – 56700 Hennebont